Tjänsten: från analys till redovisning

Grunden är förteckningen: vilka befattningar som är placerade i säkerhetsklass, i vilken klass och varför. Skälet är obligatoriskt — en placering utan angivet skäl går inte att spara, eftersom det är just skälet tillsynen läser.

Personer identifieras med en referens ni själva väljer, till exempel internt anställningsnummer. Ser referensen ut som ett personnummer avvisas den.

Varje prövning är ett ärende med bestämda statusövergångar. Systemet tillåter bara de steg som är möjliga i verkligheten, och varje övergång sparas med datum. Det ger den historik som visar att ordningen hållits — inte bara att statusen är rätt i dag.

Ett ärende bär också att en handling finns och var den förvaras, men aldrig handlingens innehåll.

Plandelarna följer den indelning FMV och andra uppdragsgivare brukar förvänta sig. Två regler styr livscykeln:

• Fastställande kräver att alla fält är ifyllda. Felmeddelandet namnger vad som saknas.
• En ändrad fastställd del går tillbaka till att vara under revidering. Fastställandet gäller texten som godkändes, inte rubriken.

Vid fastställande sätts nästa revision automatiskt tolv månader fram, vilket i sin tur driver påminnelsen.

Ett schemalagt jobb går igenom bevakningarna varje vardagsmorgon och mejlar säkerhetsskyddschefen och ställföreträdaren. Varje utskick loggas, så samma sak inte mejlas två gånger — men en ny påminnelse går ut när ärendet passerar nästa tröskel.

Mejlen innehåller medvetet lite. Mottagaren loggar in för sammanhanget — ingenting om verksamheten behöver passera e-posten.

Inför tillsyn tas en sammanställning ut: analysens status, planens delar med fastställandedatum, befattningarna med skäl, prövningarnas läge, åtgärderna och den interna kontrollen. Uttaget sparas som en ögonblicksbild.

Det betyder att ni ett år senare kan visa exakt vad som lämnades in — inte hur det ser ut nu. Sammanställningen öppnas också som en utskriftsvänlig A4-vy.

Läs hela beskrivningen av vad som lagras och varför.